Si l’externalisation traditionnelle consistait à confier une tâche non-stratégique à une entreprise sous-traitante, le BPO va au-delà de cela. En effet, quand on parle de BPO, on peut maintenant évoquer la délégation de processus métiers stratégiques. L’outsourceur aura ainsi l’entière responsabilité dans la gestion et l’administration de la tâche qui lui est confiée en offshore. 

Il faut aussi différencier sous-traitance et BPO. Dans la sous-traitance, une entreprise dite donneur d’ordre confie la tâche à une entreprise sous-traitante. Elle est généralement ponctuelle et/ou temporaire. Les deux entreprises sont engagées dans un contrat d’exécution à la tâche.  

La sous-traitance peut être de capacité (pour augmenter la charge de production) ou de spécialité (pour scinder un processus de production).  

Le Business Processs Outsourcing par contre, est une collaboration sur le long terme. Les entreprises choisissent l’externalisation des processus pouvant faire partie ou non du cœur de leur activité, sur une base contractuelle de longue durée.  

Le BPO permet ainsi de gagner en temps, en argent, en main d’œuvre et en compétence. 

Quand on évoque le BPO, on parle souvent de l’externalisation de traitements en back office. Cela est souvent rattaché à des missions internes chronophages et / ou ne nécessitant pas / peu des connaissances appuyées dans un domaine, qu’une entreprise décide de traiter extérieurement. 

Il peut s’agir de traitements de données utiles à l’activité principale de l’entreprise. On peut évoquer la saisie, synthèse, mise à jour ou correction de documents.  

Les types de documents à traiter sont variés : bases de données, documents administratifs, documents de facturation et comptables, questionnaires, annuaires, coupons, etc. 

On peut aussi distinguer la qualification de fichiers qui consiste à améliorer des bases de données, ou encore des fichiers clients et prospects, etc. L’objectif est de les rendre authentiques, complets et fiables pour l’entreprise qui en aura besoin afin d’améliorer la qualité de son contenu / informations proposées à ses clients, son chiffre d’affaire ou même sa stratégie commerciale.  
 
Avec la qualification de fichiers, on retrouve souvent des tâches d’indexation, de catégorisation et de mise en conformité de documents.  Ces processus sont utilisés pour obtenir une meilleure base de données commerciale, par exemple. 

Les entreprises ont recours à l’externalisation des activités pour plusieurs raisons. 

• Le BPO est principalement une solution économique. C’est un gain de temps puisqu’il libère l’entreprise de tâches chronophages. Attribuer ses activités à un fournisseur externe permet au personnel d’une entreprise de se focaliser sur son cœur de métier, s’investir sereinement dans des missions à fortes valeurs ajoutées ou dans le développement commercial de sa société. Vous pouvez garder l’esprit tranquille quant à la gestion des tâches confiées au prestataire BPO. 

• Ensuite, c’est un gain en termes de coûts. Les partenaires outsourcing à l’international, communément appelés sociétés offshore, proposent souvent des tarifs compétitifs et un rapport qualité-prix exceptionnel ! 

• Enfin, s’il existe des professionnels en traitement de données, c’est parce qu’il faut posséder une expertise, ainsi que les ressources matérielles et humaines pour exécuter des tâches en BPO. Les centres de contact comme Eufonie sont aussi souvent des outsourcers de services en back office. Les conseillers sont souvent sollicités, par exemple lors de leur gestion de divers service clients, pour mener à bien des tâches en BPO afin de traiter au mieux une requête client. C’est pourquoi, les agents sont formés et possèdent les capacités pour devenir des spécialistes du BPO. 

• Dans la même optique, l’externalisation auprès d’un prestataire spécialisé en BPO permet un suivi et une gestion appuyée de chaque campagne confiée au prestataire. En tant qu’expert, le fournisseur BPO possédera toujours des systèmes innovants afin de rendre la qualité du travail impeccable, d’optimiser sa mission et d’être force de conseils. 

Le fait d’externaliser ses process-métiers à un prestataire de qualité permet donc d’optimiser la structure de votre entreprise en favorisant sa compétitivité, sa flexibilité et sa sécurité.