Rien de tel pour entrer en contact avec une entreprise que son numéro de téléphone. Les clients privilégient aujourd’hui encore ce canal pour obtenir des informations. Pour soigner votre image de marque, il est donc indispensable de mettre en place un accueil téléphonique de qualité, quels que soient votre taille et votre secteur d’activité. Vous ne disposez pas des moyens financiers, humains et/ou matériels pour organiser un standard ? Optez pour l’externalisation. Eufonie — Centre de Contact vous livre ses conseils dans cet article.
Qu’est-ce que la permanence téléphonique ?
Concrètement, lorsque vous choisissez la permanence téléphonique, vous déléguez la gestion du secrétariat téléphonique de votre entreprise à un prestataire professionnel spécialisé dans le domaine. En externalisant la gestion des appels entrants, vous garantissez des informations exactes et utiles à vos clients.
N’oubliez pas que le standard véhicule votre image de marque. Il est essentiel de le confier à des experts capables de répondre rapidement, de conseiller vos prospects et clients et de les orienter, si besoin est, vers le bon service. Le télésecrétaire traite ainsi chaque appel selon des consignes spécifiques que vous aurez établies au préalable.
Les particularités du télésecrétariat
Le secrétaire à distance s’occupe de renseigner les appelants, de gérer les messages ou encore de prendre des rendez-vous. Pour être efficace, le service doit se faire de manière professionnelle et personnalisée, afin de valoriser le sérieux et la compétence de l’entreprise.
Si vous souhaitez mettre en place une permanence téléphonique, sachez que quelques grandes lignes sont à retenir. Il vous faudra d'abord définir les plages horaires durant lesquelles vous voulez transférer ou externaliser totalement vos appels entrants. Pareillement, vous devrez déterminer si vous désirez que vos clients contactent ce service d’accueil uniquement par téléphone ou également via le web. Enfin, vous aurez à partager vos directives et vos besoins aux secrétaires virtuels concernés.
Quels sont les avantages d’une permanence téléphonique externalisée ?
Pour une entreprise, perdre un appel peut s’avérer pénalisant, car cela nuit à sa bonne santé financière et à son image. Mettre en place un accueil téléphonique personnalisé permet, en ce sens, de :
- Gagner du temps et perfectionner votre image de marque : en optant pour un télésecrétaire, vous restez joignable à tout moment pour assister vos clients dans leurs demandes et leurs réclamations au quotidien. Qu’il s’agisse de partenaires fidèles ou de simples prospects, vous vous devez de répondre en continu à tous les appels pour une relation client améliorée. Voilà pourquoi, externaliser votre accueil téléphonique et votre secrétariat est une solution efficace pour gagner en réactivité et mieux vous organiser.
- Faire des économies tout en proposant une interaction client de qualité : mettre en place un service clientèle au sein de l’entreprise, avec les frais (sociaux, équipements, etc.) que cela implique, n’est pas toujours rentable. En effet, de récentes études ont démontré que recourir aux services d’un secrétariat téléphonique externalisé revient moins coûteux que d’engager un(e) standardiste à temps plein dans l’entreprise. Ces professionnels outsourcés assurent une réception téléphonique à la fois de qualité et de quantité.
Chez Eufonie — Centre de Contact, nos assistants virtuels sont formés en interne sur les techniques d’accueil afin de garantir une image positive de votre société. En véritables experts de la gestion d’appels, nous vous offrons un service sur mesure et une solution efficace pour piloter votre standard et faire la différence sur vos concurrents.
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